Orijinal maillerin silinmesi veya yok olması durumunda, verilerin kaybolmaması için mail yedekleme yapılır. Bu yedekleme sayesinde mailler başka bir elektronik ortamda yedeklenir ve korunur.
Mail Yedekleme Sebepleri
Günümüzde resmi ve şahsi birçok iletişimde mail kullanılmaktadır. Bu sebeple mail kutusu, herkes için önemli veriler taşımaktadır. Herhangi bir durumda bu verilerin kaybolması veya silinmesi bir felakete yol açabilecektir. Bu felaketi önlemek için de mail yedekleme işlemi gerçekleştirilmelidir. Mailler yanlışlıkla silinebilir, veriler bozulabilir. Ya da kötü niyetli yazılım veya kişiler tarafından maillere saldırı gerçekleştirilebilir. Böyle durumlar göz önüne alınarak mailler düzenli olarak yedeklenmelidir.
Mailler yedeklenirse, kaybolan verilerin geri yüklenmesi gibi zor ve pahalı bir işlemden de kullanıcıları korumaktadır. Bazen fiziki bilgisayar arızası, bir hata, hırsızlık, sel gibi kişinin isteği dışında pek çok sorun maillerin ortadan kaybolması sonucunu doğurabilmektedir. Bu sebeple mail yedekleme belirli aralıklarla gerçekleştirilmeli ve yaşanacak hasar en aza indirilmelidir.
Mail Yedekleme Avantajları
Güçlü bir mail yedekleme sisteminin pek çok avantajı bulunmaktadır. Tüm verilerin sanal ortama geçtiği ve sanal ortam üzerinde korunduğu bir dönemde maillerin korunmasız ve tek bir yerde saklanıyor olması veri güvenliğini tehlikeye atacaktır. Bu tehlikenin ortadan kaldırılması mail yedeklemenin en büyük avantajıdır. Diğer avantajları ise başlıklar halinde şu şekilde sıralanabilir:
- Yasal Uyumluluğun Sağlanması: Mail sistemi pek çok yasal çerçeve içerisinde hizmet vermektedir. Mail yedekleme sistemi de maillerin pek çok endüstri içerisindeki düzenlemeler çerçevesinde korunmasını ve saklanmasını sağlayabilir. Özellikle şirket maillerinin yedeklenmesi noktasında bu durum büyük bir avantajdır.
- Tasarruf: Mail verileri kalıcı olarak kaybolduğunda, bu verileri geri getirmeye çalışmak oldukça maliyetli olabilir. Hem zaman hem para kaybına sebep olabilir. Fakat mail yedekleme bu hasar maliyetinden çok daha az bir maliyetle gerçekleştirilir. Bu sayede kullanıcılar hem verilerinin kaybolacağına dair bir endişe duymaz, hem de zaman ve para tasarrufu yapmış olur.
- Otomatik Yedekleme: Kullanıcı manuel olarak mail kutusu içerisindeki yazı, dosya ve fotoğrafları yedeklemeye çalıştığında zaman ve emek harcayacaktır. Ayrıca ne kadar çaba ve zaman harcarsa harcasın, herhangi bir dosya ya da yazışma atlanabilir, gözden kaçabilir ya da yedeklemeye çalışırken silinebilir. Fakat mail yedekleme çözümleri kullanıcılara otomatik mail yedekleme hizmeti sunmaktadır. Böylece kullanıcılar herhangi bir çaba harcamadan yedeklemeleri gerçekleşecektir.
- Güvenlik: Mail yedeği kullanıcının kişisel bilgisayarından uzak bir alanda depolandığında, aynı zamanda virüs yazılımları, yangın, hırsızlık gibi doğal afetlerden de korunmuş olacaktır. Bilgisayar kullanılamaz duruma gelse ya da çalınsa bile kullanıcılar verilerini online yedek dosya üzerinden kurtarabilir. Böylece mailler hiçbir şekilde kaybolmamış olacaktır.
Outlook Mail Yedekleme
Özellikle iş amaçlı kullanılan mail hesaplarının yedeklenmesi, verilerin korunması noktasında büyük önem taşımaktadır. Outlook mail yedekleme de, Microsoft mail hesabının yedeklenmesini sağlar ve kullanıcıları veri kaybından korur. Bu yedekleme için izlenmesi gereken adımlar şu şekildedir:
- Öncelikle dosya açılır, dosya aç ve dışarı aktar seçilir. Ardından içeri/dışarı aktar öğesine tıklanır.
- Dosyayı aktar dedikten sonra ileri seçilir.
- Açılan ekranda Outlook veri dosyası (.pst) öğesi seçilir ve ilerlenir.
- Yedeklenmek istenen posta klasörü gelen ekranda bulunur, ileriye tıklanır.
- Yedekleme dosyası için bir konum ve isim girilir. Son butonuna tıklanarak yedekleme işlemi tamamlanır.
- Dosyalara başka bir kişinin erişmesini engellemek için bir parola girilip doğrulanmalıdır.
Mail yedekleme dosyası olan .pst dosyasındaki iletilerin diğer iletilerden hiçbir farkı bulunmamaktadır. Yedeklenmiş olan iletileri de normal iletiler gibi yanıtlamak, aramak ya da iletmek mümkündür.
