Teknolojik gelişmeler nedeniyle bireyler ve kar amacı gütmeyen şirketler çoğu işlemi fiziksel ortamdan ziyade elektronik ortamda yapmayı tercih etmektedir. Bu sayede verimli olmak ve aynı zamanda zamandan ve paradan tasarruf etmek istiyoruz ancak yönetim prosedürlerini dijital ortamda işlerken bazı sorumluluklarımız var. Bunlardan biri e-imza kullanımıdır. Kişisel veya kurumsal kimliğinizi kullanarak elektronik ortamda işlem yapabilmek için imza talebinize uymanız gerekmektedir.
E-İmza Nedir?
Elektronik İmza. Günümüzün yoğun dijital dönüşüm dünyasında hayatımızı kolaylaştıran çözümlerden biridir. Bu, ıslak imza ile aynı amaca hizmet eden bir imza türüdür, tek farkı fiziksel olarak değil elektronik olarak oluşturulmasıdır. eİmza, ıslak imza gibi tek bir formdan ziyade imzalayanın kimliğiyle kesişen belirli karakterlerden, karakterlerden veya sembollerden oluşan verilerdir.
Elektronik imzalar ve el yazısı imzalar aynı yasal yükümlülüklere sahip olsa da bazı alanlarda istisnalar bulunmaktadır. Bu;
- Veraset ve intikal,
- Evlenme,
- Gayrimenkul işlemleri vb. için üçüncü taraf ifadesi gereklidir.
E-İmza Nasıl Alınır?
Dijital imza almak için Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından onaylanmış bir elektronik sağlayıcı tarafından sağlanan e-İmza hizmetini kullanarak dijital imza alabilirsiniz.
İki farklı dijital imza türü vardır. bu;
- Kurumsal elektronik imza,
- Bireysel elektronik imza şeklindedir.
Kişisel imza ve kurumsal elektronik imza başvurularında istenen belgeler aşağıdaki gibidir.
Bireysel e-İmza başvurusu içingereken belgeler;
- Nitelikli dijital sertifika firma başvurusu,
- TC Bu, resmi olarak mevcut olan orijinal belgedir. B. Kimlik numaralı kimlik kartı veya ehliyet
Kurumsal e-İmza başvurusu için gereken belgeler;
- Nitelikli dijital sertifika firma başvurusu,
- İmza sirkülasyonunun bir kopyası,
- Kimlik kartı numarası ile TC B. kimlik kartı veya ehliyet gibi orijinal belge,
- Bu, son 6 ay içinde Tescil Ettiren\’den alınan orijinal faaliyet belgesi olarak sıralanabilir.
E-İmza Kimler Tarafından Kullanılabilir?
Dijital imzalar ve ıslak imzalar aynı yasal geçerliliğe sahiptir. Bu, yasal olarak ıslak imza imzalama yetkisine sahip herkesin dijital imza imzalama yetkisine sahip olmasını sağlar. Ajans, şirketin kendi e-İmzasından sorumludur.
E-İmza Nerelerde Kullanılır?
Dijital imzaların kullanımının üç temel özelliği vardır. bu;
- Toplu şekilde imza atmanız gereken durumlar,
- Elektronik arşiv imzalamanız gereken durumlar,
- Kurumlar arası iletişim için gereken süre,
- Kurum içi uygulamalar için gerektiğinde,
- Bayilerle iletişim kurarken sipariş sürecinde,
- Şirketlerin izin, ifa, fazla mesai, personel gider formları vb. onay gerektiren işlemleri.
- Personel hizmet sözleşmeleri ve diğer sözleşmeler için,
- Genel kurul toplantıları, genel kurul toplantıları, yönetim kurulları gibi idari kararların imzalanması gereken durumlar,
- Banka talimatı gönderimi,
- Ticaret ve gümrük konularında,
- Merkezi Kayıt Kuruluşu e-Firma Başvuru İşlemi,
- e-Devlet uygulama kullanımı,
- Kayıtlı e-posta sistemini kullanarak,
- MERSİS projesine bağlı ticari sicil işlemleri sırasında,
- Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Veritabanında,
- e-İmza uygulamasını ıslak imza gerektiren diğer alanlarda da kullanabilirsiniz.
E-İmza’nın Nitelikleri Nelerdir?
Dijital imzaların kullanımının üç temel özelliği vardır. Bu;
- Veri Bütünlüğü: Dijital imzalar ve ıslak imzalar aynı yasal geçerliliğe sahiptir. Bu, yasal olarak ıslak imza imzalama yetkisine sahip herkesin dijital imza imzalama yetkisine sahip olmasını sağlar. Ajans, şirketin kendi e-İmzasından sorumludur.
- Kimlik Doğrulama ve Onaylama: Bir çeşit kimlik doğrulayıcıdır.
- İnkâr Edilemezlik: Bu, dijital imza sahibinin yapılan işlemi reddetmesini engeller.
E-İmza Nasıl Yenilenir?
Dijital imzalar belirli bir süre kullanılabilir ve süresi dolduktan sonra yenilenmelidir. Peki dijital imza yenileme süreci ne yapabilir? Sertifikanızın süresi dolmadan üç ay önce dijital imzanızı yenilemeye başlayabilirsiniz. Açık Anahtar Altyapı Merkezi (Kamu SM), yenileme süreci hakkında sizi e-posta ile bilgilendirecektir. Sürenin dolduğunu bildiren bir e-posta alırsanız, eİmza talebinizi güncellemek için güncelleme talebini kullanabilirsiniz.
Talep edilmesi halinde KamuSM, uygulama şifresini ve e-posta adresini sertifikaya gönderecektir. Burada verilen bilgileri kullanarak başvuru formuna erişerek formu doldurabilir ve bu şekilde başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. Yeni imzalama sertifikası, önceki sertifikanın süresi dolmadan iki ay önce oluşturulur. Ancak mevcut sertifikanın süresi dolmamışsa yeni sertifikayı kullanamazsınız.
E-İmza Kaç Yıl Geçerlidir?
İmzaların üç farklı geçerlilik süresi vardır: 1, 2 ve 3 yıl. Bunu tanımlayabilirsiniz. Bu sürenin dolması halinde imzayı aynı sistem üzerinden yenilemeniz gerekmektedir. Yabancı uyruklular için imzanın geçerlilik süresi 1 yıldır.
E-İmzanın Geçerli Olmadığı Alanlar
İmzanın geçerli olmadığı 3 alan vardır. Bu özel alanlar evlilik, gayrimenkul ve üçüncü şahıs tanıklığı gerektiren gayrimenkul işlemleridir. Bu işlemlerde dijital imzanın hiçbir değeri yoktur. Fiziki alanda ilgili kişilerin el yazısı imzaları gereklidir.
