Proforma fatura gerçekleştirilen işlere göre müşteriye sunulan teklif faturalarına verilen isimdir. Bu faturalar ön fatura olarak da isimlendirilebilir. Proforma faturaların mali ya da kanuni bakımdan herhangi bir yükümlülüğü yoktur. Alıcı ve satıcı bakımından alışverişlerin sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesi amacıyla ve yasalara uygun bir şekilde ilerlemek bakımından fatura kesilir. Günümüz koşullarında büyük ve küçük ölçekli tüm alışverişlerde fatura kesilmesi gerekir.
Proforma faturalar da günümüzde kullanılan fatura tipleri arasında yer alır. Satıcılar ve alıcılar tarafından bu fatura türleri sıklıkla tercih edilir. Bu faturaların resmi bir hükmü yoktur. Karşı tarafa teklif verilmesi amacıyla hazırlanan fatura türleridir.
Proforma Fatura Amacı Nedir?
Proforma fatura amacı alış ya da satış işlemlerinde karşı tarafa bilgi vermek adına hazırlanmasıdır. Alıcı bir kişi belli miktarlarda bir ürün satın almak istiyorsa bu ürünlerin indirimlerine, fiyatına, niteliğine, ödenecek miktara, vergilere göre bilgi almak isteyebilir. Bu bilgiler ve daha da fazlası proforma faturalar ile karşı tarafa iletilir. Proforma faturaların en önemli amaçları karşı tarafa gerçekleşmesi muhtemel olan alışverişler ile alakalı bilgi vermektir. Bu şekilde ödenecek olan toplam tutar ile ilgili alıcıya teklif sunma gerçekleştirilir.
Proforma faturalar günümüzde dış ticarette çok sık kullanılır. Bunun yanında büyük çaplı alışverişlerde de sıklıkla kullanılan bir faturadır. Ancak küçük ölçekli alış ve satış işlemlerinde de kullanılabilir. Proforma faturalar uluslararası ölçekte Uluslararası Satış Sözleşmesi ismi ile de anılır. İthalat ve ihracat işlemlerinde kullanılan proforma faturalar alışveriş işlemlerinin bir düzen içerisinde gerçekleşmesine olanak sağlar.
Proforma Faturalarda Bulunması Gereken Bilgiler ve Özellikleri
Proforma faturaların en önemli özelliği karşı tarafa ürünün fiyatı ile alakalı bilgi vermesidir. Bu fatura tipi çoğunlukla teklif amacıyla kullanılır. Alıcı ve satıcının alışveriş işlemlerinin makul bir düzeyde gerçekleşmesi bakımından önemlidir. Proforma faturalarda toplam fiyata ve mala, vergilere ve ödeme şekillerine kadar pek çok farklı kaleme yer verilir. Bu şekilde her iki taraf için de anlaşmazlıklar ve bilinmezliklerin giderilmesi sağlanır.
Proforma faturaların geçerli olabilmesi için bu faturalarda bazı bilgilere yer verilmesi gerekir. Ön fatura ya da diğer adıyla proforma faturaların resmi bir hükmü yoktur. Bu faturalar Ticaret Kanunu’nda yer almaz. Tamamen alıcı ve satıcıların kendi aralarında kullanmış olduğu bir fatura çeşididir. Proforma faturalarda bulunması gereken çeşitli bilgiler vardır. Bunlar;
- Faturayı hazırlayan kişilerin imzası
- Faturanın düzenlendiği tarih
- Navlun ve sigorta prim tutarları
- Satıcının ve alıcının iletişim bilgileri ile isim soy isim bilgileri
- Teklifin geçerlilik süresi
- Satılacak olan mal ya da hizmetlerin cinsi
- Malın ambalajı, taşınması, istiflenme şekli ile ilgili bilgiler
- Satılan malların menşei
- Ürünlerin ağırlıkları, nitelikleri ve ebatları
- Ürünlerin teslim şekilleri
- Malların birim fiyatları
- Toplam tutarların ödeme şekilleri
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır ve Nerelerde Kullanılır?
Proforma fatura hazırlama aşamalarında antetli kağıt kullanılması gerekir. Bu faturalarda genelde hazır şablonlar kullanılır. Bu faturalara ilk önce proforma fatura olduğunu belirten bir ibare eklenmelidir. Faturanın sağ üst köşesine proforma numarası eklenir. Sol üst kısmına ise satıcı ile ilgili unvan ve iletişim bilgileri yazılır. Bu bilgilerin alt kısmına ise alıcı ile ilgili bilgiler yazılır. Sayfanın ortasına ürün ya da hizmet ile ilgili bilgiler yazılır.
Proforma faturalar sıklıkla ihracat ve ithalat alanlarında kullanılır. Bu alanlarda gerçekleştirilen büyük çaplı alışverişler proforma faturalar ile planlı olarak yapılır. E-ihracat satış alanlarında da proforma faturalar sıklıkla kullanılır.
Proforma Faturalar ile Normal Faturalar Arasındaki Fark Nedir?
Proforma faturalar normal faturalar yerine kullanılabilecek bir fatura türü değildir. Çünkü proforma faturalar resmi bir belge niteliği taşımaz. Alıcı ve satıcı arasında düzenlenen ve teklif verilmesi amacı ile oluşturulan bir fatura türüdür.
Normal faturalar resmi belge hükmü taşırlar. Normal faturalar vergi ödemeleri, muhasebe kayıtları gibi işlemlerde sıklıkla kullanılırlar. Proforma faturalar bu işlemlerde veya farklı işlemlerde kullanılamaz. Çünkü bu faturaların resmi anlamda bir geçerliliği bulunmaz.
Proforma faturaların düzenlenmesi için belli bir zaman dilimine ihtiyaç yoktur. Küçük ya da büyük işletmelerin bu faturaları düzenlemesi mümkündür. Alışveriş işlemlerinden önce teklif amacıyla proforma fatura düzenleme işlemleri gerçekleştirilebilir.
