Birçoğu Kaizen’i iş dünyasından “sürekli iyileştirme” kavramı olarak bilir. Adı Japonca “Kai” (“değişim”) ve “Zen” (“daha iyisi için”) terimlerinden oluşur. Kaizen yöntemi, birçok küçük adımla şirketleri her gün daha iyi hale getirmeyi amaçlar. Kaizen bunun için bir dizi faydalı araç sunar. Ancak Kaizen çok daha fazlası: bir iş ve yaşam felsefesi.
Bir Fikir Dünyayı Sardı
Kaizen, İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra Japon otomobil üreticisi Toyota tarafından evde atıl ekonomiyi artırmak için bir yönetim konsepti olarak geliştirildi. Bu ilke 1980’lerde Japon yöneticilerin başarılı stratejilerini “Kaizen” anahtar kelimesi altında özetleyen ve 1985 yılında kendi Kaizen Enstitüsünü kuran Masaaki Imai sayesinde dünya çapında bilinir hale geldi. “Kaizen: Japonların rekabetteki başarısının anahtarı” adlı kitabıyla Uzak Doğu ilkesi, 1986’dan itibaren, özellikle ABD ve Avrupa’da birdenbire uluslararası alanda popüler hale geldi.
Batıda Kaizen yöntemi, süreçleri düzene sokmak ve basitleştirmek için yalın yönetimdeki temel uygulamalardan biri haline geldi. Ve 1990’larda fikrin bir uyarlaması olarak CIP (sürekli iyileştirme süreci) terimini geliştirdik. Günümüzde Kaizen ve CIP, fikir yönetiminde sıklıkla eş anlamlı olarak kullanılmaktadır. CIP aynı zamanda “sürekli iyileştirme süreçleri” ve şirketlerin rekabet gücünü küçük adımlarla sürekli iyileştirme ile ilgilidir. Ancak CIP ve Kaizen gerçekten aynı mı?
Kaizen: 5 Ana Sistem
Süreç yönelimi: Kaizen sonuçlara değil süreçlere odaklanır. Her şeyden önce, süreç yönelimi, bir süreci kesin olarak belgelemek ve süreç standardını daha da iyileştirmek anlamına gelir.
Müşteri odaklılık: Kaizen “Müşteri kraldır” der ve iç ve dış müşteriler olarak ikiye ayrılır: Dış müşteri son kullanıcıdır, iç müşteri iş arkadaşıdır (örneğin bir şubede). Sorunları tüm departmanlarla birlikte çözerek, bireysel çalışan kendi iç müşterisinin süreçleri ve ihtiyaçları hakkında bir anlayış geliştirir, kalite sürekli olarak iyileştirilir.
Kalite odaklılık: Kaizen, sürekli kalite kontrolleri ve yüksek kalite standartları ile çalışır. Bu amaçla her ürün için hassas kalite göstergeleri ve karmaşık ölçüm yöntemleri kullanılmaktadır.
Eleştiri yönelimi: Kaizen, eleştiriyi sürekli iyileştirme için bir fırsat olarak görür. Yalnızca izin verilmez, aynı zamanda açıkça istenir. Her çalışan, daha sonra kullanılabilirlikleri için kontrol edilen iyileştirme önerileri getirebilir. Genel değerlendirme olumluysa, fikir şirket süreçlerine entegre edilir veya uygulanır. Bu, tekrar eden görevlerle sonsuz bir döngüyle sonuçlanır: Planla → Yap → Kontrol Et → Harekete Geç.
Standardizasyon: Uygun olduğu kanıtlanmış bir iyileştirme uygulandığında, yeni bir standart olarak tanımlanır ve SDCA döngüsü olarak adlandırılan süreci kullanarak sürece entegre edilir: Standardize → Yap → Kontrol Et → Harekete Geç. Sadece standardizasyon tamamlandıktan sonra yeniden başlar.
Kaizen & CIP: Felsefeye Karşı Metodoloji
Kaizen fikri, doğal olarak Japon zihniyeti ve kültürüyle yakından bağlantılıdır. Topluluk, sarsılmaz bir çalışma etiği, mükemmellik arayışı vb. “Zen” tarafından somutlaştırılan tüm bu değerler Japon kültüründe önemli bir rol oynar, her Japon insanının düşüncesine sıkı sıkıya bağlıdır.
Japonlar, küçük yaşlardan itibaren her alanda kalıcı değişim ve gelişmeyi içselleştirmişlerdir. Bunu düşünmezler bile, Kaizen’i oldukça doğal yaşarlar. Japon pratiğinde Kaizen bir yöntem değil, bir yaşam ve çalışma felsefesidir. Kaizen’e göre, iyileştirme şirketin her yerinden gelir, her çalışan buna katkıda bulunur. CEO’nun yanı sıra ekip lideri veya üretimdeki işçiler. Ayrıca insanlara da odaklanıyoruz. Ancak Avrupa’nın aksine Japonya’nın aksine, tüm çalışanlar genellikle genel sürece dahil olmuyor. Kaizen’in kurucu babası Masaaki Imai, Japon şirketlerinde bir başka önemli farklılığı şöyle anlatır. Batılı inovasyon ve sonuç odaklı düşünmeye kıyasla süreç odaklı düşünmenin ilişkili yoludur der. Birçok şirkette Kaizen bu nedenle tamamen teorik olarak kalır. Çalışanların aklında kalan tek şey vardır. Kaizen, birkaç saat veya 1 veya 2 gün içinde hızla öğrenilebilen bir tekniktir.
Kaizen Bize Neler Katar?
Kaizen yöntemi sadece iş yerindeki süreçleri iyileştirmekle kalmıyor, aynı zamanda kendimizi de otomatik olarak iyileştiriyoruz. Sürdürülebilirlik DNA’sı ortaya çıkabilir. Bu aynı zamanda günlük yaşamda da mükemmel bir şekilde çalışır. Örneğin; Gerçekten önemli iş ekipmanına odaklanın ve sizi rahatsız eden veya asıl işinizden uzaklaştıran her şeyi kaldırın. Eşyalarınızı mantıklı bir şekilde düzenleyin (örneğin klasörleri etiketleyerek). İş yerinizi her zaman güzel ve temiz tutun. Standartlar belirleyerek işyeri düzenini ve temizliğini alışkanlık haline getirin. İdeal olarak, bunun için her gün beş dakika planlayın.
