Personel özlük dosyası çalışma yaşamının düzene girmesi amacıyla düzenlenen önemli bir dosyadır. Personel özlük dosyasının önemini birkaç maddede açıklamak mümkündür.
- Personel özlük dosyası, işçi ile ilgili kayıtların tutulması ve işletmenin kurumsal bir hafıza üretmesi için önemli bir arşiv faaliyeti görmektedir.
- Personel özlük dosyası, işyerlerinin denetimi açısından çok büyük önem arz eder. Bu dosya iş sağlığı, iş güvenliği ve sosyal sigortalar yükümlülükleriyle ilgili temel bir referans kaynağı olma özelliğindedir. Düzenli olarak özlük dosyası tutan bir işyerinin denetimleri daha kolay geçmektedir.
- Personel özlük dosyaları çalışanların kişisel kayıtlarının usulünce saklanması, iş hayatında referans sisteminin sağlıklı bir şekilde işlemesi için önemli bir düzenlemedir.
Özlük Dosyası Nedir?
İşverenler, işe yeni başlayan her çalışanından bazı belgeler teslim etmesini isterler. İstenilen belgeler şirketin sektörüne göre değişmektedir. Bazı şirketler için yalnızca sağlık raporu yeterliyken bazıları için detaylı tetkikler gerekebiliyor. Çalışan işe başladığı ilk gün özlük dosyası teslim edilmek zorundadır. Çalışan ile ilgili kişisel bilgilerin bulunduğu bu dosyaya “personel özlük dosyası” denir. 4857 sayılı iş kanununa göre işveren, özlük dosyasındaki bilgileri kimsenin erişemeyeceği güvenli bir yerde saklamak zorundadır. Buna ek olarak ilgili makamlar tarafından talep edilmesi halinde hukuka uygun olarak çalışanın bilgilerini açıklamak da işverenin sorumluluğundadır.
Personel Özlük Dosyası Belgeleri Nelerdir?
Personel özlük dosyaları yalnızca işe girişte istenen belgelerden ibaret değildir. Aynı zamanda personelin çalıştığı sürede aldığı izinleri, raporları, resmi evrakları, ihtarları veya disiplin cezalarını da içinde bulunduran kapsamlı bir dosyadır. Personel hakkında her yeni güncelleme, özlük dosyasına işlenmek zorundadır. Personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar her şirkete göre değişiklik gösterse de aşağıdaki belgeler genel özlük dosyası belgeleridir.
- SGK işe giriş bildirgesi
- İş sözleşmesi
- Erkek çalışanlar için askerlik durumu belgesi
- Minimum 2 adet vesikalık fotoğraf
- Adli sicil kaydı
- Diploma fotokopisi ya da mezuniyet belgesi
- Sağlık raporu
- İkametgâh belgesi
- Nüfus kayıt örneği
- Nüfus cüzdan fotokopisi
- Kan grubu kartı
- İş sözleşmesi
- Personel özlük dosyaları yalnızca işe girişte değil işten ayrılma durumunda da düzenlenmesi zorunludur. İşten çıkarken özlük dosyasına aşağıdaki belgeler eklenmektedir;
- İstifa dilekçesi
- Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar
- Haklı fesih durumu varsa bu durumu kanıtlayan belgeler
- İşçiye noter tasdikli olarak yapılan bildirimler
- SGK işten ayrılışı bildirgesi
- İhbarname ve ibraname
- Çalışma belgesi
- Fesih bildirimi
Personel Özlük Dosyası Zorunlu Mudur?
Çalışanlar için Personel özlük dosyası bulundurmak İş Kanunu’nun 75 inci maddesine göre bir zorunluluktur. İşveren bünyesinde çalışan her personel için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanı sıra, düzenlemek zorunda olduğu her tür belge ve kayıtları saklamakla yükümlüdür. Eğer bir işveren personeli için bu özlük dosyasını tutmaz ise 3064 TL para cezası ödemek zorunda kalır.
